ERP軟件能夠解決企業(yè)的控制問題嗎?
摘要: ERP系統(tǒng)中包括人力資源管理系統(tǒng),在選育用留員工等方面幫助企業(yè)進行管理,當然,關(guān)于雇用、培訓、提升和獎勵雇員的政策還是要企業(yè)自己制定。?
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企業(yè)管理者們要平衡控制與效率的關(guān)系,沒有效率的企業(yè)是無法持續(xù)生存的,按照馬克思的說法,其投入于產(chǎn)品與服務(wù)中的勞動時間超過了社會必要勞動時間,無法獲得應(yīng)有的利潤;而失去控制的企業(yè)則更加可怕,只能用“盲人騎瞎馬,夜半臨深池”來形容,這時的效率只能用來評價其奔向死亡的速度。
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換句話說,在企業(yè)管理者的心目中,“效果”、“做正確的事”、“控制”三者是密不可分的。在諸如ERP系統(tǒng)等信息化投資前,企業(yè)管理者的猶豫不決,不會是因為不理解信息化提升效率的能力,多半是因為信息化帶來的感覺是“控制力減弱”!在實施ERP系統(tǒng)之前,我們靠規(guī)章制度和實踐經(jīng)驗來管理,除了海量信息造成的數(shù)據(jù)準確性、及時性失控外,大部分的管理者認為自己的經(jīng)營運作系統(tǒng)是可控的。在信息化所提倡的“流程再造”、“信息透明”“方法變革”等思路面前,似乎每件業(yè)務(wù)——從個人的操作方法到部門的職權(quán)界限、公司的整體流程都處于變化之中,是否還能保證原來的控制力都不敢說,更不要說提高控制力了。
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那么,ERP能夠幫助企業(yè)解決控制問題嗎?或者說,ERP能從哪些方面給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來幫助呢?我們試著分析一下。
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我們就上述內(nèi)部控制的每個組成部分來分析ERP與內(nèi)部控制的關(guān)系,看看ERP會給內(nèi)部控制帶來哪些影響,ERP是如何帶來這些影響的。
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控制環(huán)境 指董事會與管理層對內(nèi)部控制的態(tài)度、認知度和行動。包括如下幾個方面:
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員工誠實性和道德觀。這就是我們經(jīng)常說的“企業(yè)文化”層面的內(nèi)容,作為一個管理信息系統(tǒng),ERP似乎與之沒有直接關(guān)系,因此,在某廠長說ERP是一種企業(yè)文化后,受到了不少的批評。其實,作為一套鉤稽關(guān)系嚴密、各職能之間緊密集成、信息共享的系統(tǒng),是可以幫助管理層塑造“誠實”的文化的,對于違規(guī)的事情,從“不敢”到“不愿”的路很近,從“天知地知只有我知”到“放縱”同樣只有一步之遙。
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組織結(jié)構(gòu)。除非企業(yè)有極大的決心,否則在建設(shè)階段,ERP一般無法改變企業(yè)的組織結(jié)構(gòu),即便改變,也應(yīng)該歸功于業(yè)務(wù)流程重組的效果。但是也很難想象,一個企業(yè)的信息傳遞方式、權(quán)責體系發(fā)生了變化,而組織結(jié)構(gòu)一如既往不加以調(diào)整的。因此,在系統(tǒng)的運營過程中,ERP將首先解決組織結(jié)構(gòu)中的信息傳遞問題,再解決業(yè)務(wù)流程的順暢與規(guī)范問題,最后,ERP將潛移默化地將企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)帶向合理化。
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授予權(quán)利和責任的方式。ERP系統(tǒng)的運行要求企業(yè)有規(guī)范嚴格的授權(quán)體系,無論是系統(tǒng)的登錄權(quán)、單據(jù)與報表的查詢權(quán),還是一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的審批權(quán)、一個年度預(yù)算的決定權(quán),在系統(tǒng)中都有明確的授權(quán)過程,并記錄其審批與執(zhí)行的過程,以便落實相關(guān)責任。所以說,ERP的實施大大改變了企業(yè)權(quán)責不清,遇事必找大老板的狀況。
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風險重要程度分析。對于那些操作性的風險,如時間(如交貨期推遲)、數(shù)量(如物料配套狀況不佳)、金額(如成本波動較大)等,ERP可以直接得出其量化指標以供管理層參考。
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風險發(fā)生可能性分析。同樣是對于日常經(jīng)營中操作性的風險,如銷售預(yù)測誤差率、人員流失率等,ERP可以通過對數(shù)據(jù)進行結(jié)構(gòu)性分析、趨勢分析等得出近似的可能性參考值。
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風險管理途徑分析。通常ERP不能直接給出問題的解決辦法,系統(tǒng)只是預(yù)置盡量多的參考方案,以便在提供分析結(jié)果后供管理人員選擇使用。
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實物控制。也稱資產(chǎn)和紀錄接近控制,包括實物安全控制、對計算機及數(shù)據(jù)資料的接觸予以授權(quán)、定期盤點等。在這個領(lǐng)域,ERP不能提供更好的幫助,畢竟軟件不能幫人拿著倉庫鑰匙,也不能保障別人不看桌子上的“不該看”的報表。
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外部信息,指市場份額、法規(guī)要求、客戶投訴等。外部信息與來自外部的風險類似,ERP難以起到有效的幫助,至多對一部分規(guī)范性的外部信息,可以在企業(yè)已經(jīng)識別、捕捉到之后加以更高效的處理。
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內(nèi)部信息,指會計制度、管理制度、經(jīng)營數(shù)據(jù)等。說到底,ERP系統(tǒng)是一個提供內(nèi)部信息、規(guī)范內(nèi)部信息的系統(tǒng),企業(yè)合理的使用ERP,可以借鑒ERP系統(tǒng)擬定相關(guān)制度,通過ERP系統(tǒng)規(guī)范其執(zhí)行,并將成為制度與數(shù)據(jù)的載體運行于企業(yè)之中。
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溝通。溝通包括使員工了解其職責,了解其工作如何與他人聯(lián)系,如何對上級報告例外情況。ERP可以通過其授權(quán)體系使員工了解自己的職責,通過參與業(yè)務(wù)流程、完成單據(jù)與報告使員工了解自己工作與他人工作之間的關(guān)系。
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獨立評價。獨立評價通常由內(nèi)部審計部門或人事部門執(zhí)行,對內(nèi)部控制的設(shè)計和執(zhí)行情況檢查評價,與有關(guān)人員交流并提出改進意見。ERP系統(tǒng)可以讓內(nèi)部審計人員快捷深入地了解業(yè)務(wù)流程與其間的控制體系,并在業(yè)務(wù)抽樣、正確性復(fù)核等方面節(jié)約部分工作量。
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對照上述的分析,我們可以得出一個ERP在企業(yè)內(nèi)部控制體系中所起作用.
除了少數(shù)幾個領(lǐng)域外,ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制所涵蓋的絕大部分地方都對企業(yè)有所幫助,在相當多的內(nèi)部控制領(lǐng)域有著直接的、重大的影響力。當然,管理者不能將“控制”全部寄希望于ERP,也不能將“控制”的責任全部推給ERP,但也絕不應(yīng)再懷疑實施ERP對提高企業(yè)內(nèi)部控制能力的幫助?!笆Э亍钡膿牟粦?yīng)該給ERP,倒是應(yīng)該擔心一下那些不上ERP、不好好上ERP的企業(yè),自認為“還可以”的控制力真的有效嗎?即便尚未失控,在高速變化的環(huán)境下,這樣控制力還能保持多久?
文章來自于:www.dinjie.com 聯(lián)系人:朱松 電話:15067911839
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