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第一次工地會議是建設(shè)工程尚未全面展開前，履約各方相互認識、確定聯(lián)絡(luò)方式的會議，也是檢查開工前各項準備工作是否就緒并明確監(jiān)理程序的會議。第一次工地會議應在項目總監(jiān)理工程師下達開工令之前舉行，會議由建設(shè)單位主持召開。監(jiān)理單位和總承包單位的授權(quán)代表參加，也可邀請分包單位參加，必要時邀請有關(guān)設(shè)計單位人員參加。

      2)監(jiān)理例會

      ①監(jiān)理例會是由總監(jiān)理工程師主持，按一定程序召開的，研究施工中出現(xiàn)的計劃、進度、質(zhì)量及工程款支付等問題的工地會議。

      ②監(jiān)理例會應當定期召開，宜每周召開一次。

      ③參加人包括：項目總監(jiān)理工程師（也可為總監(jiān)理工程師代表）、其他有關(guān)監(jiān)理人員、承包商項目經(jīng)理、承包單位其他有關(guān)人員。需要時，還可邀請其他有關(guān)單位代表參加。

      ④會議的主要議題如下：a.對上次會議存在問題的解決和紀要的執(zhí)行情況進行檢查；b.工程進展情況；c.對下月（或下周）的進度預測；d.施工單位投入的人力、設(shè)備情況；e.施工質(zhì)量、加工訂貨、材料的質(zhì)量與供應情況；f.有關(guān)協(xié)調(diào)問題；g.索賠及工程款支付；h.質(zhì)量問題處理措施。

      ⑤會議紀要

      會議紀要由項目監(jiān)理工程師機構(gòu)起草，經(jīng)與會各方簽認，然后分發(fā)給有關(guān)單位。會議記錄內(nèi)容如下：a.會議地點及時間；b.出席者姓名、職務及他們代表的單位；c.會議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的主要內(nèi)容；d.決定事項；e.諸事項分別由何人何時執(zhí)行。

      3)專業(yè)性監(jiān)理會議

      除定期召開工地監(jiān)理例會以外，還應根據(jù)需要組織召開一些專業(yè)性協(xié)調(diào)會議，例如加工定貨會、業(yè)主直接分包的工程內(nèi)容承包單位與總包單位之間的協(xié)調(diào)會、專業(yè)性較強的分包單位進場協(xié)調(diào)會等，由授權(quán)的監(jiān)理工程師主持會議。

      （2）交談協(xié)調(diào)法

      在實踐中，并不是所有問題都需要開會來解決，有時可采用“交談”這一方法。交談包括面對面的交談和電話交談兩種形式。

      無論是內(nèi)部協(xié)調(diào)還是外部協(xié)調(diào)，這種方法使用頻率都是相當高的。其作用在于：

      1)保持信息暢通。由于交談本身沒有合同效力及其方便性和及時性，所以建設(shè)工程參與各方之間及監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部都愿意采用這一方法進行。

      2)尋求協(xié)作和幫助。在尋求別人幫助和協(xié)作時，往往要及時了解對方的反應和意見，以便采取相應的對策。另外，相對于書面尋求協(xié)作，人們更難于拒絕面對面的請求。因此，采用交談方式請求協(xié)作和幫助比采用書面方法實現(xiàn)的可能性要大。

      3)及時地發(fā)布工程指令。在實踐中，監(jiān)理工程師一般都采用交談方式先發(fā)布口頭指令，這樣，一方面可以使對方及時地執(zhí)行指令，另一方面可以和對方進行交流，了解對方是否正確理解了指令。隨后，再以書面形式加以確認。

      （3）書面協(xié)調(diào)法

      當會議或者交談不方便或不需要時，或者需要精確地表達自己意見時，就會用到書面協(xié)調(diào)的方法。書面協(xié)調(diào)方法的特點是具有合同效力，一般常用于以下幾方面：

      1)不需雙方直接交流的書面報告、報表、指令和通知等。

      2)需要以書面形式向各方提供詳細信息和情況通報的報告、信函和備忘錄等。

      3)事后對會議記錄、交談內(nèi)容或口頭指令的書面確認。

      （4）訪問協(xié)調(diào)法

      訪問法主要用于外部協(xié)調(diào)中，有走訪和邀訪兩種形式。走訪是指監(jiān)理工程師在建設(shè)工程施工前或施工過程中，對與工程施工有關(guān)的各政府部門、公共事業(yè)機構(gòu)、新聞媒介或工程毗鄰單位等進行訪問，向他們解釋工程的情況，了解他們的意見。邀訪是指監(jiān)理工程師邀請上述各單位（包括業(yè)主）代表到施工現(xiàn)場對工程進行指導性巡視，了解現(xiàn)場工作。因為在多數(shù)情況下，這些有關(guān)方面并不了解工程，不清楚現(xiàn)場的實際情況，如果進行一些不恰當?shù)母深A，會對工程產(chǎn)生不利影響。這個時候，采用訪問法可能是一個相當有效的協(xié)調(diào)方法。

      （5）情況介紹法

      情況介紹法通常與其他協(xié)調(diào)方法是緊密結(jié)合在一起的，它可能是在一次會議前，或是一次交談前，或是一次走訪或邀訪前的向?qū)Ψ竭M行的情況介紹。形式上主要是口頭的，有時也伴有書面的。介紹往往作為其他協(xié)調(diào)的引導，目的是使別人首先了解情況。因此，監(jiān)理工程師應重視任何場合下的每一次介紹，要使別人能夠理解你介紹的內(nèi)容、問題和困難、你想得到的協(xié)助等。

      總之，組織協(xié)調(diào)是一種管理藝術(shù)和技巧，監(jiān)理工程師尤其是總監(jiān)理工程師需要掌握領(lǐng)導科學、心理學、行為科學方面的知識和技能，如激勵、交際、表揚和批評的藝術(shù)、開會的藝術(shù)、談話的藝術(shù)、談判的技巧等等。只有這樣，監(jiān)理工程師才能進行有效的協(xié)調(diào)。

第六章  建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)劃

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